Les défis du quotidien en cabinet
Vous les vivez chaque jour. Melvina les résout.
Impossible de décrocher les mains dans le dos
Pendant une séance, le téléphone sonne dans le vide. Le patient raccroche, rappelle trois fois, finit par aller ailleurs. Melvina répond à la première sonnerie — même pendant vos soins.
Annulations de dernière minute : le créneau est perdu
Un patient annule à 7h pour une séance à 9h. Sans système automatique, le créneau reste vide. Melvina gère les annulations, confirme le créneau libéré et peut rappeler les patients en liste d'attente.
Votre télésecrétariat humain ferme à 18h
Les patients appellent le soir et le weekend. Un service classique ne répond pas. Melvina est disponible 24h/24, 7j/7, y compris les jours fériés belges.
Ce que Melvina fait pour votre cabinet
Accueil téléphonique 24h/24, 7j/7
Vous ne pouvez pas décrocher les mains dans le dos en pleine séance. Melvina répond à la première sonnerie, jour et nuit, week-ends et jours fériés belges inclus. Plus aucun patient ne rappelle trois fois.
Prise de RDV dans votre agenda Outlook
Synchronisée à Outlook, Melvina pose les séances de rééducation, met à jour l'agenda en temps réel et gère les annulations de dernière minute pour ne plus laisser un créneau libéré rester vide.
Rappels SMS anti no-show automatiques
SMS envoyé 24h puis 2h avant chaque séance, pour réduire les absences jusqu'à 40%. Le patient qui annulait à 7h pour 9h confirme désormais, et vous rappelez la liste d'attente. Inclus partout.
Tri et redirection des urgences
Douleur aiguë post-opératoire, chute ? Melvina pose les bonnes questions et transfère vers votre portable. Si vous êtes complet ou absent, elle oriente vers un confrère kiné que vous avez renseigné.
RGPD strict — hébergement européen
Données hébergées à Frankfurt (Allemagne, UE). Zero Retention voix activé : aucun audio conservé après l'appel. Conforme aux exigences belges pour les données de santé de vos patients.
Tableau de bord et statistiques en temps réel
Depuis votre espace client, retrouvez chaque appel pris pendant vos soins, chaque annulation gérée et chaque séance posée. Le suivi de votre cabinet kiné, sans pause administrative.
Opérationnel en 3 étapes
Configurez
On configure ensemble vos horaires, motifs de consultation et règles d'urgence. 24 à 48 heures.
Activez
Vous redirigez votre ligne vers Melvina. L'IA prend le relais immédiatement.
Suivez
Consultez les appels, les RDV pris et les statistiques depuis votre tableau de bord.
Questions fréquentes
Un télésecrétariat IA peut-il gérer les annulations de séances de kiné ?
Oui. Melvina identifie les appels d'annulation, met à jour votre agenda Outlook en temps réel et peut envoyer un SMS au patient confirmant l'annulation. Selon votre configuration, elle peut aussi proposer un créneau de remplacement ou informer un patient en liste d'attente.
Melvina peut-elle gérer les redirection vers un confrère kiné ?
Oui. Vous définissez les règles de redirection : si vous êtes absent ou complet, Melvina oriente le patient vers un confrère kiné que vous aurez renseigné. C'est la fonctionnalité confrère, déjà active chez plusieurs cabinets Melvina.
Le télésecrétariat IA est-il adapté à un cabinet kiné solo ?
C'est même le profil type. Un kinésithérapeute indépendant ne peut pas se permettre une secrétaire à temps plein, et un télésecrétariat humain coûte 200-400 EUR/mois pour des plages horaires limitées. Melvina démarre à 29 EUR/mois par praticien avec une disponibilité 24h/24.
Comment Melvina gère-t-elle les urgences pour un kinésithérapeute ?
Vous définissez ce qui constitue une urgence dans votre contexte (douleur aiguë post-opératoire, chute, etc.). Melvina pose les bonnes questions, identifie l'urgence et transfère l'appel vers votre portable — ou vous envoie un SMS d'alerte immédiat.
Le télésecrétariat IA est-il conforme au RGPD en Belgique ?
Oui. Melvina héberge toutes les données en Europe (Frankfurt, Allemagne). La fonction Zero Retention est activée : aucun enregistrement audio n'est conservé après le traitement de l'appel. Un DPA (Data Processing Agreement) est fourni à chaque cabinet. Melvina est édité par LDS Agency (Gembloux, Belgique, BCE BE0748495550).
Combien de temps faut-il pour mettre en place le télésecrétariat IA ?
La mise en place prend 24 à 48 heures. Vous nous communiquez vos horaires, vos motifs de consultation et vos règles d'urgence. Nous configurons Melvina et vous redirigez votre ligne. C'est tout.
Est-ce que les patients remarquent que c'est une IA ?
La très grande majorité ne fait pas la différence. La voix de Melvina est naturelle, fluide, sans accent robotique. Elle s'adapte au rythme du patient, reformule si nécessaire et exprime de la bienveillance. Nos clients rapportent régulièrement des retours positifs de patients satisfaits de l'accueil.