L'assistant vocal IA pour votre cabinet de kiné
Melvina répond à vos appels pendant vos séances, gère vos rendez-vous et réduit les no-shows — 24h/24, 7j/7. Concentrez-vous sur vos patients, pas sur le téléphone.
97%
des appels décrochés
-40%
de séances manquées
24/7
de disponibilité
2 min
de mise en place
Qu'est-ce que le télésecrétariat IA pour un kinésithérapeute ?
Le télésecrétariat IA pour kinésithérapeute est un service d'accueil téléphonique automatisé qui répond à chaque appel pendant vos séances, prend les rendez-vous dans votre agenda et envoie les rappels aux patients — 24h/24, sans que vous ayez à lâcher votre patient pour décrocher. Concrètement, Melvina répond dès la première sonnerie, propose un créneau disponible dans votre agenda Microsoft Outlook ou Google Agenda, l'y inscrit, puis confirme au patient par SMS. Les demandes urgentes sont orientées selon un protocole que vous définissez ; les appels manqués — fréquents pour un cabinet de kinésithérapie où les mains sont prises 45 minutes durant — deviennent l'exception. Le service se met en place en 48 heures, sans matériel, à partir de 29 € HT par mois et par praticien plus 0,65 € par appel traité. Les données sont hébergées en Union européenne, chiffrées et conformes au RGPD.
Les défis du cabinet de kiné au quotidien
Vous les vivez chaque jour. Melvina les résout.
Votre téléphone sonne pendant les séances
Impossible de décrocher quand vous êtes avec un patient. Melvina répond à votre place et gère la demande sans interrompre votre travail.
Des créneaux vides qui coûtent cher
Un no-show en kiné, c'est 30 à 60 minutes perdues. Les rappels automatiques de Melvina divisent ce risque par deux.
Trop de temps perdu au téléphone
Prise de RDV, confirmations, annulations… Melvina absorbe ces appels répétitifs pour que vous vous concentriez sur vos patients.
Ils en parlent mieux que nous
Job Mabanga est kinésithérapeute à Jambes. Il craignait que ses patients réagissent mal à une IA : il raconte ce qui s'est passé.
Je n'ai plus aucun patient raté. Sur une semaine, je pouvais manquer 10 à 15 appels. Aujourd'hui, j'ai tout le temps les mains sur le patient, je suis avec lui à 100 %.
- « La plupart ne se rendent même pas compte que c'est une IA. Quand je leur dis au cabinet, ils sont surpris. »
- Elle répond du matin au soir, tous les jours, week-end compris.
- Mise en place « facile et intuitive » : il a simplement donné ses consignes.
Ce que Melvina fait pour votre cabinet de kiné
Accueil téléphonique 24/7
Melvina répond à chaque appel, même le soir et le week-end. Vos patients trouvent toujours quelqu'un pour les aider.
Prise de RDV automatique
L'IA planifie, confirme et reprogramme les séances directement dans votre agenda de kiné.
Rappels de séances
Réduisez les no-shows grâce aux rappels automatiques envoyés par email la veille de chaque séance.
Gestion des urgences
L'assistant identifie les douleurs aiguës et les cas urgents, puis transfère immédiatement au praticien.
Conformité RGPD
Toutes les données patients sont hébergées en Europe et traitées dans le respect strict du RGPD.
Tableau de bord analytique
Suivez le volume d'appels, les motifs de consultation et les créneaux les plus demandés en temps réel.
Opérationnel en 3 étapes
Configurez
Renseignez vos horaires, la durée de vos séances et vos consignes. 2 minutes suffisent.
Activez
Redirigez votre ligne vers Melvina. L'IA prend le relais immédiatement.
Suivez
Consultez les appels, les RDV pris et les statistiques depuis votre tableau de bord.
Questions fréquentes
Melvina remplace-t-elle ma secrétaire ?
Non. Melvina gère les appels de routine (RDV, horaires, annulations) pour que vous ou votre équipe puissiez vous concentrer sur les soins. Elle complète une secrétaire existante en absorbant les appels en dehors des heures, ou la remplace pour les indépendants qui n'en ont jamais eue.
Est-ce compatible avec mon logiciel de planning ?
Melvina s'intègre nativement avec Microsoft Outlook (Office 365 et Exchange). Les rendez-vous sont créés directement dans votre agenda. D'autres intégrations sont disponibles sur demande pour les structures importantes.
Comment Melvina gère-t-elle les nouveaux patients ?
Elle peut accepter les nouveaux patients ou les rediriger selon vos préférences. Vous pouvez par exemple n'accepter les nouveaux patients que sur certains jours, ou les rediriger vers un confrère quand votre agenda est saturé. Tout est configurable dans votre tableau de bord.
Comment ça marche pour les séances à domicile ?
Melvina peut bloquer automatiquement le temps de trajet entre vos séances à domicile et au cabinet, sur base de la configuration que vous lui donnez (zones géographiques, durées de trajet typiques). Le patient sait dès l'appel si vous êtes disponible pour un soin à domicile.
Et pour les urgences (lombalgie aiguë, sciatique, blessure récente) ?
Melvina identifie les motifs d'urgence kiné (douleur aiguë, contracture sévère, post-traumatique) et propose au patient soit un créneau prioritaire si vous en avez réservé, soit le renvoie vers votre numéro personnel ou un confrère selon votre paramétrage.
Combien de temps pour la mise en place ?
L'installation prend généralement entre 24 et 48 heures. Nous configurons votre voix, vos horaires, vos motifs de consultation, vos durées de séance et nous testons ensemble avant la mise en production. Vous restez maître du paramétrage à tout moment.
Combien ça coûte pour un cabinet de kiné ?
Le plan Starter est à 29 EUR/mois par praticien (0,65 EUR par appel, 0,10 EUR par SMS) pour les kinés indépendants. La formule Sur Mesure est sur devis pour s'adapter à votre volume d'appels et à votre configuration. Sans engagement de durée.
Comment Melvina respecte-t-elle le RGPD pour les données patients ?
Toutes les données sont hébergées en Allemagne (Frankfurt), au sein de l'Union européenne. Le mode Zero Retention de la voix est activé : aucun enregistrement audio n'est conservé. Les transcriptions sont chiffrées AES-256. Un DPA (accord de traitement des données) est signé à la souscription.
Prêt à moderniser votre cabinet de kiné ?
Rejoignez les kinésithérapeutes belges qui ont déjà adopté Melvina. Démo gratuite, sans engagement.