Les défis du quotidien en cabinet
Vous les vivez chaque jour. Melvina les résout.
Plusieurs praticiens = coordination des agendas complexe
Généraliste, kiné, diététicien, psychologue — chacun avec ses créneaux, ses types de RDV, ses règles d'urgence. Melvina coordonne tout en temps réel sans erreur.
Volume d'appels : votre secrétaire ne peut pas tout absorber
Un centre médical reçoit des dizaines d'appels par heure en pic. La secrétaire humaine décroche, les autres attendant ou raccrochent. Melvina prend tous les appels en parallèle.
Turnover et formation : coût caché du télésecrétariat humain
Former une nouvelle secrétaire prend du temps et expose aux erreurs. Melvina maintient une qualité constante, quelle que soit la rotation du personnel.
Ce que Melvina fait pour votre cabinet
Accueil téléphonique 24h/24, 7j/7
Melvina décroche à la première sonnerie — pendant vos soins, la nuit, le weekend. Aucun appel ne tombe dans le vide.
Prise de RDV dans votre agenda Outlook
Synchronisation directe avec Microsoft Outlook. Les créneaux sont posés, confirmés et mis à jour sans aucune intervention de votre part.
Rappels SMS anti no-show automatiques
SMS envoyé 24h puis 2h avant chaque rendez-vous. Réduction des absences prouvée jusqu'à 40%. Inclus dans tous les plans.
Tri et redirection des urgences
Melvina identifie les situations urgentes et les transfère immédiatement vers votre ligne personnelle ou un confrère de garde, selon vos règles.
RGPD strict — hébergement européen
Données hébergées à Frankfurt (Allemagne, UE). Zero Retention voix activé : aucun audio conservé. Conforme aux exigences belges pour les données de santé.
Tableau de bord et statistiques en temps réel
Consultez chaque appel traité, chaque RDV posé et les statistiques de votre cabinet depuis votre espace client Melvina.
Opérationnel en 3 étapes
Configurez
On configure ensemble vos horaires, motifs de consultation et règles d'urgence. 24 à 48 heures.
Activez
Vous redirigez votre ligne vers Melvina. L'IA prend le relais immédiatement.
Suivez
Consultez les appels, les RDV pris et les statistiques depuis votre tableau de bord.
Questions fréquentes
Melvina peut-elle gérer un centre médical avec 5 praticiens ou plus ?
Oui. Le Plan Cabinet de Melvina est conçu pour les structures multi-praticiens. Chaque praticien dispose de son agenda Outlook propre, de ses types de consultation et de ses règles d'urgence. Tarif sur devis selon le volume et la complexité.
Comment Melvina oriente-t-elle un patient vers le bon praticien dans le centre ?
Melvina pose des questions de qualification (type de soin, praticien préféré, urgence ou non) et propose les créneaux disponibles chez le praticien approprié. Elle peut aussi orienter vers le praticien disponible le plus rapidement selon l'urgence.
Le télésecrétariat IA peut-il remplacer complètement la secrétaire d'un centre médical ?
Pas forcément. Dans de nombreux centres, Melvina fonctionne en complément : elle gère les appels entrants (volume et hors heures) pendant que la secrétaire humaine gère l'accueil physique, les tâches administratives et les situations complexes.
Quelle est la différence de tarif entre un cabinet solo et un centre médical chez Melvina ?
Le Plan Solo démarre à 179 EUR/mois pour un praticien (200 appels inclus). Le Plan Cabinet est sur devis pour les structures multi-praticiens. Contactez-nous pour une étude personnalisée selon votre volume d'appels et votre nombre de praticiens.
Le télésecrétariat IA est-il conforme au RGPD en Belgique ?
Oui. Melvina héberge toutes les données en Europe (Frankfurt, Allemagne). La fonction Zero Retention est activée : aucun enregistrement audio n'est conservé après le traitement de l'appel. Un DPA (Data Processing Agreement) est fourni à chaque cabinet. Melvina est édité par LDS Agency (Gembloux, Belgique, BCE BE0748495550).
Combien de temps faut-il pour mettre en place le télésecrétariat IA ?
La mise en place prend 24 à 48 heures. Vous nous communiquez vos horaires, vos motifs de consultation et vos règles d'urgence. Nous configurons Melvina et vous redirigez votre ligne. C'est tout.
Est-ce que les patients remarquent que c'est une IA ?
La très grande majorité ne fait pas la différence. La voix de Melvina est naturelle, fluide, sans accent robotique. Elle s'adapte au rythme du patient, reformule si nécessaire et exprime de la bienveillance. Nos clients rapportent régulièrement des retours positifs de patients satisfaits de l'accueil.