L'accueil téléphonique IA conçu pour les établissements de santé
Cliniques, centres médicaux, maisons médicales, EHPAD — Melvina gère 100% de vos appels entrants, coordonne vos agendas multi-praticiens et répond à vos patients 24h/24, 7j/7. Sans recruter. Sans saturation.
Pour quels établissements ?
Ce que vivent les établissements sans Melvina
Votre standard est saturé aux heures de pointe
Le lundi matin, les retours de vacances, les périodes épidémiques — votre secrétariat croule. Les patients n'obtiennent pas de réponse, les appels s'accumulent, l'équipe est sous pression. Melvina absorbe tous les appels en parallèle, sans file d'attente, quelle que soit la charge.
Votre accueil s'arrête à 18h — vos patients, non
Les urgences, les questions, les demandes de RDV arrivent le soir et le weekend. Sans réponse, les patients se tournent vers d'autres établissements ou vont aux urgences pour des situations qui pourraient attendre. Melvina répond 24h/24, oriente et rassure.
Le coût de votre secrétariat téléphonique est difficile à maîtriser
Turnover, formation, absences, heures supplémentaires en période de pointe — le coût réel d'un secrétariat téléphonique humain est souvent sous-estimé. Melvina offre un coût fixe prévisible, sans surprise en fin de mois.
Coordonner plusieurs praticiens manuellement génère des erreurs
Mauvais créneau posé chez le mauvais praticien, double-booking, règles de planification non respectées — les erreurs d'agenda coûtent cher en temps perdu et en insatisfaction patient. Melvina lit vos agendas en temps réel et suit vos règles à la lettre.
Ce que Melvina fait pour votre établissement
Gestion multi-praticiens native
Chaque praticien dispose de son agenda Outlook propre, de ses types de consultation, de ses durées et de ses règles d'urgence. Melvina orchestre l'ensemble en temps réel.
Appels simultanés illimités
Pendant un lundi matin chargé, 20 patients appellent en même temps. Melvina répond à tous simultanément. Zéro signal occupé, zéro frustration patient.
Configuration sur mesure
Protocoles d'urgence, règles de triage par spécialité, messages d'accueil personnalisés, langues (FR/EN), redirections inter-praticiens — tout s'adapte à votre fonctionnement.
Rappels SMS automatiques à grande échelle
SMS de confirmation et de rappel pour chaque RDV de chaque praticien. Réduction des no-shows de 30 à 40% sans charge pour votre équipe.
Tableau de bord et reporting
Volume d'appels par praticien, taux de prise en charge, motifs les plus fréquents, créneaux les plus demandés — des données pour piloter votre établissement.
RGPD et sécurité niveau établissement
Hébergement Frankfurt UE, chiffrement AES-256, Zero Retention voix, DPA fourni, liste des sous-traitants documentée. Conforme aux exigences des établissements de santé belges.
Contrôle d'accès et traçabilité
Chaque action est journalisée. Les accès au tableau de bord sont contrôlés par utilisateur. Vous gardez la main sur qui voit quoi.
Accompagnement dédié à l'onboarding
Un responsable de compte Melvina accompagne la configuration, les tests et le déploiement. Pas d'onboarding en self-service pour un établissement de santé.
Grand'Dire, Bruxelles — 56 praticiens, 3 sites
Centre multidisciplinaire bruxellois. Melvina gère l'accueil téléphonique complet en français et en anglais, oriente les patients vers le bon praticien, gère les urgences et envoie les confirmations SMS.
| Critère | Avant Melvina | Avec Melvina |
|---|---|---|
| Disponibilité accueil | Heures de bureau | 24h/24 — 7j/7 |
| Appels hors horaires | Répondeur | Pris en charge et orientés |
| Langues gérées | Français uniquement | Français + Anglais |
| Coordination 3 sites | Manuelle | Automatique en temps réel |
| Rappels SMS | Non | Inclus systématiquement |
Comment on déploie Melvina dans votre établissement
Étude de faisabilité
Analyse de votre volume d'appels, de vos spécialités, de votre organisation. Proposition d'architecture sur mesure. Gratuit et sans engagement.
Configuration
Recueil de vos règles métier, types de consultation par praticien, protocoles d'urgence, messages d'accueil. Paramétrage et intégration Outlook.
Tests avec votre équipe
Simulation de scénarios réels avec votre équipe administrative. Ajustements fins avant activation. Validation complète avant le go-live.
Déploiement progressif
Activation sur un premier flux ou un premier praticien, montée en charge progressive. Votre équipe reste en contrôle à chaque étape.
Suivi et optimisation
Reporting mensuel, ajustements de configuration, nouvelles règles selon l'évolution de votre établissement. Votre responsable de compte reste disponible.
Questions des responsables d'établissement
Le télésecrétariat IA peut-il gérer des spécialités médicales différentes dans un même établissement ?
Oui. Chaque spécialité dispose de sa propre configuration : types de consultation, durées, règles d'urgence, messages d'accueil spécifiques. Melvina oriente chaque patient vers le bon praticien selon la demande et les disponibilités réelles.
Comment Melvina s'intègre-t-il avec notre organisation existante ?
Melvina s'intègre nativement avec Microsoft Outlook / Microsoft 365. Vos agendas restent dans votre outil actuel. La redirection d'appels se fait par renvoi de votre ligne existante — pas besoin de changer de numéro ni d'installer quoi que ce soit.
Est-ce que Melvina peut remplacer complètement notre secrétariat téléphonique ?
Dans certains établissements, oui. Dans d'autres, Melvina fonctionne en complément : il gère les appels en parallèle (ligne occupée, heures creuses, hors horaires) pendant que votre équipe gère l'accueil physique et les tâches complexes. Les deux configurations sont possibles.
Combien de temps faut-il pour déployer Melvina dans un établissement multi-praticiens ?
Entre 5 et 10 jours ouvrables pour un établissement standard. Les établissements avec des règles de planification très complexes peuvent nécessiter 2 à 3 semaines de configuration et de tests.
Quel est le tarif pour un établissement ?
Le Plan Établissement est sur devis selon le volume d'appels mensuel, le nombre de praticiens et la complexité de configuration. Contactez-nous pour une étude de faisabilité gratuite — nous vous proposons une architecture et un tarif sous 48h.
Melvina est-il utilisé dans des établissements en Belgique ?
Oui. Grand'Dire (Bruxelles) est un centre multidisciplinaire de 56 praticiens sur 3 sites qui utilise Melvina pour l'accueil téléphonique en français et en anglais depuis mai 2026. C'est notre référence principale pour le segment établissements.
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